次年度の役員・班長を決める手順を以下に説明します。
日程
概要
- 10月：現 役員・班長に次年度の役員・班長 候補を11月会議までに提出依頼
- 11月：次年度の役員・班長一覧表（この時点では分担未定) を作成し、候補者に関連資料を配布
- 12月：定例 役員・班長会議後に 次年度役員・班長の担当決め会議を開催。
- 1月 ： 引き継ぎ、予算会議 (主に部長)
- 2月 ： 予算会議(同上)、次年度計画発表 (次年度部長)
- 3月 ： 議案書印刷・製本・配布、総会
参考：「令和5(2023)年度 自治会役員・班長選出、決定、引き継ぎ日程」の例
年により、日付は多少異なりますが、流れは同じです。
なお、子ども会の会長(役員・部長)は子ども会の保護者から、まちづくり委員会委員長は別途、選ばれるため、この説明とは別になります。
各手順の説明
10月：次年度の役員・班長候補を11月会議までに提出依頼
- 10月の役員・班長会議で、次年度の役員・班長の候補者の氏名、住所、連絡先、役職 を11月会議終了までの提出を現役員・班長にお願いします。決め方は各ブロックに一任しています。
また、各ブロックの班長の中から1名の方に 役員兼務をお願いします。 - 提出前にご本人の了解を取ってください。
- 提出様式は決まっていません。上記の3項目をメモでもメールでも書いた物で提出をお願いします。
- メモ例：
C-1 森里太郎 1-13-** 090-**** 班長
C-2 里森 花子 1-13-** 046-247-**** 班長・部長兼務
C-3 厚森 一朗 1-13-** 090–**** 班長 - くすのき台、パークサイド：
理事会開催の日程の関連で11月の自治会会議までに提出出来ない場合は、11月20日頃の資料配布前までに担当副会長へ提出をお願いします。
11月：一覧表を作成し、候補者に関連資料を配布 (担当副会長)
- 集まった次年度役員・班長の候補者名一覧表を、担当副会長が作成します。
- 作成した一覧表に基づいて、各候補者に下記の資料を11月20日頃を目処に、担当副会長が直接配布します。
| 役員・班長分担決定会議開催通知 | 2023年11月配布資料 | 2024年11月配布資料 |
| 役員・班長選出・決定・引継日程 | 2023年11月配布資料 | 2024年11月配布資料 |
| 森の里一丁目役員班長決分担決めルール | 2023年11月配布資料 | 2024年11月配布資料 |
| 森の里一丁目自治会の専門部の事業概要と必要なスキル | 2023年11月配布資料 | 2024年11月配布資料 |
12月：次年度役員・班長分担決定会議
12月の定例会議後に、次年度役員・班長の分担を決める会議を行います。
この会議に欠席の方には「森の里一丁目役員班長分担決めルール」に添付された欠席届を提出して頂き、ご本人の希望に沿って、会長・副会長が代理でルールに従い担当を決めさせて頂きます。
担当決定後の流れ
引き継ぎ・予算会議・活動予定と予算決定
- 業務の引き継ぎ：役員(部長)を中心に業務の引き継ぎを翌年1月末までにお願いをします。引き継ぎの日程調整等は、現役員から次年度役員に連絡をして頂きます。
- 予算会議：引継ぎ後、次年度の活動予定と予算の決定をして頂きますが、新規活動・活動内容の変更、予算の変更等が有る場合は、2月の定例会議前に会長・副会長を含めた予算会議を開催しますので次年度役員から会長・副会長へ日程調整や変更概要の連絡をしてください。逆に会長・副会長から開催を要請する場合もあります。大きな変更が無い場合は予算会議を省略することも可能です。
- 次年度活動内容と予算の発表：2月の定例会議で、次年度役員から次年度の活動概要と予算について発表をして頂きます。頂いたご意見を参考にして、次年度の活動概要および予算を議案書に反映します。(議案書原稿の作成は、会長・副会長）
3月：議案書の印刷・製本、配布
- 議案書の印刷は、総務部長、会長・副会長を中心に、公民館で必要部数(約520部)を、3月の定例会議日の午前中に印刷します。
- 定例会議日の午後に、上記で印刷したものを現・次年度の役員と班長で製本をし、各班毎の配布部数を準備します。
- 定例会議で次年度班長に各班の配布部数をお渡しして、会員へ配布をお願いします。
併せて、総会の委任状の回収もお願いをします。
3月：総会
- 総会は通常3月の最終の土曜日か日曜日に開催します。
- 総会前日に、現と次年度役員により委任状の集計作業を行います。総会当日に追加の委任状を集計に加えます。
- 対面の総会の場では、現の各役員(部長)には担当した部の活動報告をして頂きます。
- 対面の総会の場では、次年度役員の紹介を行います。