森の里一丁目自治会の総会が例年3月末の休日に行われます。それに先立ち、会員のみなさんに議案書を配布しています。ここではその議案書を作成するための作業内容を記載しています。
作業スケジュールとその内容
以下はR6(2024)年3月の総会時の作業です。年に依って、実施日は異なると思います。議案書原稿の作成は、主に会長＋副会長が行います。
赤字はR7(2025)年用に修正した部分。
| 番号 | 日程 | 作業内容 | 記事 |
| 1 | １月末 | 部長から原稿(活動報告と感想文)から収集 | |
| ① | 1月末～2月中旬 | コピー用紙購入 | 表紙の色決めとコピー用紙購入 |
| ② | 1月 | 公民館 印刷室予約 | |
| 2 | 2月2日(日) 13:30～ | 議案書作成スケジュールと担当確認 | スケジュールと各ページの原稿作成担当者を決める。 |
| 3 | 2月15日(土) 13:30～ | 議案書原稿チェック(第一回目) | 各担当者が作成した原稿を持ち寄り、会長・副会長で内容をチェック |
| 4 | 2月23日(日) 10:00～ | 会計監査 | 監査内容に基づき、会計報告書を作成。また、次年度の予算も作成。 |
| 5 | 同上 午後or翌日 | 仮製本の内容を公民館へチェック依頼 | 議案書の活動報告と決算書、事業計画と予算案は厚木市が内容確認を行う。 |
| 6 | 3月2日(日) 13:30～ | 議案書の最終チェック・校正。 | |
| 7 | 3月8日(土) 8:45～ | 公民館で議案書印刷 | ページ数に依るが、終了時刻は12時頃。作業者には弁当支給。作業者数は5名～6名。 |
| 8 | 3月8日(土) 14:00～ | 役員会議 | 役員自身で自分の分として議案書を製本。それを元に会議を進める。 |
| 9 | 3月8日(土) 15:00～ | 製本作業・配布 | 担当：次年度班長。約500部を製本し各班分に分け、班長はそれを会員へ配付。役員分は除く。 |
| 10 | 3月29日(土) | 委任状集計 | 現・新役員 |
| 11 | 3月30日(日) 13:30～ | 総会 | 新旧役員班長・議長・書記(次年度子ども会役員から2名) |
| 12 | 3月30日(日) 15:30頃～ | 歓送迎会 | 新旧役員班長・議長・書記、民生委員他 |
コピー用紙の購入
注：近年の物価高騰の影響でコピー用紙も値上がりしています。概算：白 500枚が500円。
3月の議案書印刷およびその後利用するコピー用紙を注文しました。
実際に議案書を印刷するのは3月ですが、2月の会計締切前に処理をするため早めの購入です。
なお、1/20現在の在庫は白が 5,000枚x1箱＋500枚x8包=約8,000枚。また今年の表示の色(黄色)
用紙が約300枚でした。
１．議案書の表紙・裏表紙としてカラー用紙：
議案書の表紙色は6色を順番に選択しています。
下記ファイル参照ください。
印刷部数を 500部として 1,000枚(500枚x2包) 在庫数を確認の上注文すうを決める。
金額：638円(税込)x2=1,276円
２．コピー用紙 白：議案書分として例年より削減し 13枚＋1（委任状）x 500= 7,000枚
在庫および今後の利用予想分を含めて購入する。