森の里一丁目自治会の総会が例年3月末の休日に行われます。それに先立ち、会員のみなさんに議案書を配布しています。ここではその議案書を作成するための作業内容について延べています。
作業スケジュールとその内容
以下はR6(2024)年3月の総会時の作業です。年に依って、実施日は異なると思います。
| 番号 | 日程 | 作業内容 | 記事 |
| 1 | １月末 | 部長から原稿(活動報告と感想文) | |
| ① | 1月末～2月中旬 | コピー用紙購入 | 表紙の色決めとコピー用紙購入 |
| ② | 1月 | 公民館 印刷室予約 | 1/18予約済。 |
| 2 | 2月4日(日) 13:30～ | 議案書作成スケジュールと担当作成 | スケジュールと各担当を決める。 |
| 3 | 2月18日(日) 13:30～ | ||
| 4 | 2月25日(日) 10:00～ | 会計監査 | 監査内容に基づき、会計報告書を作成。また、次年度の予算も作成。 |
| 5 | 同上 | 仮製本の内容を外部へチェック依頼 | |
| 6 | 3月3日(日) 13:30～ | 議案書の最終読み合せ・校正。 | |
| 7 | 3月9日(土) 8:45～ | 公民館で議案書印刷 | ページ数に依るが、終了時刻は12:00～13:30頃。作業者には弁当支給。作業者数は5名～6名。 |
| 8 | 3月9日(土) 14:00～ | 役員会議 | |
| 9 | 3月9日(土) 15:00～ | 製本作業・配布 | 担当：次年度班長 |
| 10 | 3月30日(土) | 委任状集計 | 現・新役員 |
| 11 | 3月31日(日) 13:30～ | 総会 | |
| 12 | 3月31日(日) 15:30頃～ | 歓送迎会 | 新旧役員班長・議長・書紀 |
コピー用紙の購入 (メール連絡文)
注：近年の物価高騰の影響でコピー用紙も値上がりしています。概算：白 500枚が500円。
3月の議案書印刷およびその後利用するコピー用紙を注文しました。
実際に議案書を印刷するのは3月ですが、2月の会計締切前に処理をするため早めの購入です。
なお、1/20現在の在庫は白が 5,000枚x1箱＋500枚x8包=約8,000枚。また今年の表示の色(黄色)
用紙が約300枚でした。
１．議案書の表紙・裏表紙としてカラー用紙：
議案書の表紙の色の順番は黄色です。下記ファイル参照ください。
印刷部数を 560部として 1,120枚(500枚x3包) 在庫が約300枚あるので購入は1,000枚(500枚x2包)
金額：638円(税込)x2=1,276円
２．コピー用紙 白：議案書分として例年より削減し 13枚＋1（委任状）x 560= 7,840枚
新規に2箱(10,000枚、昨年は4箱)を購入すると、在庫分を含めて18,000枚。
夏過ぎの臨時総会でどの程度の資料を作成するかに依りますが暫くは賄えると思います。
金額： 3,221円(税込)x2=6,442円
合計で予算 7,718円(税込)。送料無料。
昨年より少し値上がりをしています。その中でも送料を含めて一番安い所を探しました。
但し、白用紙は入荷待ちの状態でした。が、多分今月中には入手できると予想します。
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西山修一 ⛳ 🚩