入会・休会・退会手続き

班長は、会員(および住民)の入退会(引越)情報の収集に努め、情報を入手次第(事後を含め）下記に示す必要な手続きを進めてください。

入会手続き

森の里一丁目自治会に新規入会する際の手続きを以下に示します。

1. 担当班長は、新規入居者に 自治会への入会を勧めてください。
2. 入会の承諾を頂いた方には、入会申込書(*1)を渡し、記入して貰ったものを会長・副会長(*2)へ渡してください。

4. 新規入会の場合は、入会金を頂きます。 また、会費は申込日の翌月分から頂きます。
5. 班長は入会金、会費を新規会員から集金して頂きますが、当該年度の一般会員に対する集金を未実施の場合は、その時期に併せて集金をしてください。集金実施済の場合は個別に集金をお願いしますが、事前に会計から領収書を貰ってください。
6. ご質問等があれば、会計または副会長・会長と相談してください。

（参考）既存会員の会費は、5～6月に一年分を集金予定ですが、新型コロナ感染を防止するため、10～11月に集金することもあります。

退会手続き

1. 班長は、会員の退会情報の収集に努め、情報を確認次第(事後を含め）その旨を会長または副会長へ連絡をしてください。班長は退会届*1を退会者に記載して貰ってください。
2. 集金済の会費があれば返却し、未収分があれば集金をしてください。 会費の返却に関しては会計にもその旨を連絡し、必要なお金を貰って下さい。
3. 月の途中の退会は、当月分の会費は頂きます。翌月分以降の会費を徴収済の場合は返却をします。（それを寄付して頂ける場合は頂戴します）
4. みどりのタスキや議案書の返却は不要です。が、退会者から不要との申し出があった場合はそれを頂き 後日副会長へ渡してください。
5. 事前に情報が入手・確認できず、上記(2)清算が出来ない場合は、それ以上の作業は不要ですが、退会届け(メモでも可) を班長が記載して監事に渡してください。

休会手続き

1. 家の建て替えや転勤で、一時的に一丁目外に転居する場合、休会手続きをすることができます。
2. 休会する会員に、休会届*1の記載をして貰ってください。
3. 会費の返却や未収金回収に関しては、退会手続きの 2. 3.と同じです。

復会手続き

1. 休会していた方が、戻られた時は復会手続きをしてください。 手続きは入会手続きと同様ですが、入会金は不要です。
2. 復会の場合は、入会申込書*1を使用し、欄外に「復会」と明記してください。
3. 休会が前年度以前の場合、復会の際にお渡しするものは最新の議案書とします。休会が同一年度の場合はお渡しするものはありません。

上記説明は 2016.3に改正された規定に基づいています。 疑問や要望があれば、会長および副会長へご連絡をお願いします。

*1： 用紙は、自治会館にあります。 または、このサイトの書式から印刷してください。急ぎの場合は、氏名、住所、連絡先電話番号、入会・退会日、会費の取り扱い を会長・副会長に連絡してください。

*2： 会長・副会長は、情報を入手次第 監事へ連絡し、監事は名簿を変更して 会計、会長・副会長および広報部長へ連絡をします。

非会員の入居、退去情報

班長は担当班内への新規入居(で自治会に入らない場合）や非会員の引越等による退去情報があれば、可能な範囲で名前、電話番号を監事にメモやメールで連絡をしてください。

これらの情報は、名簿に反映して 広報誌等の配布数のデータとして利用します。
2024年4月 現在、一丁目自治会では 広報誌等(広報あつぎや公民館だより、四季の路、等)は自治会員のみに配布しています。

名簿と広報あつぎ等行政印刷物配送先届出書の更新

名簿の更新 (監事)

1. 監事は、入会、退会、休会および非会員の入退去の届けを受けて、名簿の修正を行います。
2. 名簿の修正後は、その概要および最新の名簿ファイル名を会長、副会長および広報部長に連絡をします。ファイルはDropboxまたはGoogleDriveに格納します。

なお、名簿は個人情報であるため限定した人のみがアクセス出来るようにパスワードを掛けて保管をしています。パスワードは関係者以外には漏らさない様にお願いをします。

広報あつぎ等行政印刷物配送先届出書の更新 (総務広報部長)

「広報あつぎ等行政印刷物配送先届出書」は、広報誌(広報あつぎや公民館だより 等)を配布する数量を市に届けるもので、それに基づき広報誌が、総務広報部長または各ブロックの広報班長に届けられます。
配布する数量は上記 届出書に記載しています。
また、届出書を作成する元データ資料として、「広報物配布数一覧」を作成しています。これら２つの資料は総務広報部長の管理下に置かれます。

1. 総務広報部長は、監事から名簿変更情報(会員や非会員数に関する場合)を得た後に、「広報物配布数一覧」の更新を行います。広報物配布数一覧 例
2. また、必要に応じて*3「広報あつぎ等行政印刷物配送先届出書」を変更し、会長の了解を得て 公民館へ提出します。 広報あつぎ等行政印刷物配送先届出書 例　個人情報ボカシています

*3: 配布数に不足が出る場合は、暫定的に予備を流用し、速やかに 届出書 を提出することが好ましいと考えます。一方、配布数が1・2部過剰になる場合は、作業量を軽減するために 次回の変更時に纏めて届出書を提出しても良いと思います。