部長の業務
「部長は担当専門部の業務を行う。」（１丁目自治会議案書規約 第7条抜粋）
具体的業務
- 役員・班長会への出席
- 担当専門部の業務(イベント)の企画・計画・実施・報告、会計処理。
- 森の里地区及び１丁目自治会行事への参加、支援（年間スケジュールを参照）
- 次年度の専門部役員へ業務の引継ぎ(業務内容および次年度業務実施に関する申し送り)。
班長の業務
森の里地区及び１丁目自治会行事の参加、支援（年間スケジュールを参照）
「班長は班員の総意をもって班を代表し、班内の連絡調整にあたると共に専門部に所属する。」
（１丁目自治会議案書規約 第10条抜粋）
具体的内容
(1) 広報あつぎなどの市配布物の全戸への配布(市および公民館からの配布物は非会員にも配布)
(2) 自治会関連の自治会員への回覧、配布回覧配布による、情報提供
(3) 自治会班長会議参加による、地区情報・課題の情報共有と町・班内課題の提起と対応の論議
個人では収拾しきれない課題の吸い上げと自治会への課題提起や提案
(4) 集金（1回/年）
原則、5月に展開、6月に集金としますが、10月展開、11月集金に変更する場合があります。
集金項目：自治会費、赤十字社資、社会福祉協議会寄付金、夏まつり寄付金、赤い羽根共同募金
(5) 各班の住居者の把握
① 要支援者の把握
② 集金時等を利用して、居住者名簿メンテナンスの実施
(集金前に、会計から現状会員名簿と集金袋を班長に配布）
③ 新規加入、退会の確認⇒１丁目自治会員数の把握
入退会者の場合：自治会館にある入退会届を自治会副会長に提出
④ 自治会員家族の子供誕生、死亡情報の把握。
⑤ 自治会未加入者住所と氏名の確認⇒地震災害等有事の際の安否確認に使用
(6) 森の里地区及び１丁目自治会行事への参加、支援（年間スケジュールを参照）
事務連絡
2022.4.5更新
この資料は、新しく部長・班長になった方のために、 毎年４月の役員班長会議（定例会）で説明している事務関連の情報を記載しています。
役員、班長の役割は 「役員(部長)・班長の役割」を参照。
１．部長（役員）
1.1 会計処理
専門部の仕事・役割 － 会計処理 を参照。
1.2 資料準備：役員班長会で説明用資料を準備する場合；
(1) 班長向け資料は、入口正面の班名が書かれたトレイに入れてください。 (全 25部 各班に一部)
別に、会長、副会長、委員長用として 10部を用意して、会長・副会長のトレイに入れてください。会議時に、個別に配布します。 若しくは、会場で配布してください。
(2) 各班内に回覧依頼をする資料には、左上に「回覧」 と記載してください。
また、その資料を会議で説明する場合の準備部数は上記(1)と同様です。
回覧資料や作成した資料の電子的保管場所として、クラウドストレージ(DropboxやGoogleDrive)を利用しています。自宅のPC等からその内容を閲覧、修正することができます。詳しい内容やクラウドストレージへのアクセスを希望する方は、西山副会長へメール等でお送りください。(2016年度から試行)
(3) 自治会館の鍵
部長、役員には自治会館の鍵をお渡しします。 また、会館利用者にその鍵を渡す役割も担います。会館利用登録者は別途説明。
(4) 各部が担当する行事
日常業務の他に、各部が担当する行事は以下の通り。 それぞれの行事は担当部が中心になって計画、実施をしてください。
また、殆どの行事は 担当部の部長・班長だけでは賄えません。 積極的に担当以外の行事にも協力をお願いします。
| 文化部 | 夏祭り(8月)。新年の集い(1月) |
| 体育レク部 | 球技大会(5月)、運動会(10月) |
| 環境福利部 | 美化清掃 春(6月or7月 自治会独自日程)と冬(12月 全市一斉日程) 敬老事業(9月) |
| 防災防犯部 | 美化清掃日に合わせた、カーブミラー清掃(6月or7月、12月)。 防災訓練(9月)。年末防犯パトロール(12月)。 |
| 会館管理部 | 美化清掃日に合わせた、自治会館の清掃(床ワックス掛け、ガラス拭き、等) |
R6(2024)年度から専門部の組織変更および担当業務の変更がありました。専門部の変更に関する内容はR5(2023)年7月の臨時総会 議案書 の資料-1を参照してください。
各部が担当する行事の準備、実施、記録は、前部長からの引継ぎ内容を参考にしてください。
また、HPの「年間行事予定」に 準備、買出し、作業、記録写真等を掲載しています。
これらは、当時の担当部長から頂いた資料等を元に作成したものです。
記録の追加・訂正等は、西山までご連絡ください。
2. 班長(部長兼務を含む)
2.1 会議前： 入り口正面のトレイに当日の会議資料等が入っています。その資料を持って会議に臨んでください。
2.2 会員の把握： 担当班内の 住民の皆さんの入居・退出、新生児誕生、死亡等の情報の把握に努めてください。
これらの情報があれば、副会長・会長へ連絡をお願いします。
また、入会・退会の手続きに関しては こちら をご覧ください。 新生児誕生や訃報の手続きは こちら をご覧ください。
3. 全員
3.1 会議
(1) 役員班長会議（定例会）を、原則 毎月第二土曜日 15時から開催します。また、8月と1月は日時を変更する場合があります。
更に、集金が予定されている6月 又は 11月は、会議前に集金回収を班毎に行います。
(2) 班長さんの席は自由席です。 なるべく前から詰めて座ってください。
(3) 会議で説明する議題の有る方(部長)は、机の席に座ってください。 空いていれば説明の無い場合でも机の席に座ってください。
(4) 会議開催案内に記載された議題について、説明・報告・議論を行います。議題にしたい内容、資料があればなるべく事前に、会長・副会長、関連する専門部長等へ相談、連絡をしてください。
(5) 会議の議題は、毎年ほぼ決まった内容＋その年 特有の議題(例：2016年度のコンビニ、2017年度の子ども会統合、等)が主な内容です。 その年の議案の事業報告等を参考にしてください。
3.2 自治会活動の自治会館・PC等の利用
(1) 自治会のための打合せを行う場合は自治会館を利用してください。 玄関左側の白板に記載することにより予約ができます。
(2) 自治会の資料を作成、印刷する場合は、自治会館のパソコンやプリンタを利用してください。
プリンタはカラー用レーザプリンタと、モノクロ用 レーザープリンタがあります。
白黒印刷の場合はモノクロ用を使うと印刷時間が短いです。
また、同一資料を大量(50枚以上目安)に印刷する場合には公民館の印刷室の利用が効率的です。ただし、カラー印刷はできません。
その際は 自治会館から用紙を持参してください。費用は概算を事前申請するか、立て替え払いをお願いします。
(参考： 1つの版(原稿)で 501～600枚印刷する場合で150円)
(3) 役員・班長間の連絡でメールを利用する場合
a. メールは複数の相手に連絡をする時に有効な手段です。
メールで連絡が取れる方は、会長・副会長へメールアドレスをご連絡ください。
b. 会長・副会長等への提案・質問・報告等は、原則として 会長・副会長全員にメールをお願いします。また、返信も全員に対して返信をお願いします。
ただし、相手を限定したい場合はその限りではありません。
c. また、自治会関連のメールで有ることを明確にするため 「森1)」をメールタイトルの頭に付けてください。
返信の場合は 「re：森1)：～」で構いません。
(4) 行事や手続きを記載したHPを作成しています。 記載、変更、削除 等のご意見・ご要望は 西山副会長 へご連絡をお願いします。また、各専門部用のサイトも作成可能です。引き継ぎ資料を纏める等にご利用ください。
(5) パソコン・スマホ教室：パソコンを使った資料の作成や、スマホによるHPの閲覧等、を目的として使い方を説明します。初心者歓迎ですので西山副会長へご連絡ください。